知っておきたい採用支援システムの基礎知識

会社にとって有益な人材を数多く雇用することが、長期的に経営を安定させるための最大の武器となりますから、各企業の人事担当者は、どうすれば効率的に雇用できるかを日々考えています。特に現代は、少子化の影響で新大卒、新高卒の採用が不安定ですから、非常に悩ましい問題なのです。また、長期的な不況のためリストラや新卒採用を一定期間取りやめた企業も少なくありませんが、その影響で社員の年齢構成に偏りが見られ、正常な業務運営に支障を来している企業もあります。特に30代後半から40代の中堅社員が不足している企業は少なくありません。ようやく、景気が上向きかけている状況の中で、このような要員不足の課題を克服するため、中途採用枠を拡大して社員を募集している企業が増えていますが、こういった企業が注目しているのが採用支援システムなのです。

中途採用が増えたことによる採用事務の課題

社員を採用するためには、会社に必要な求人条件の絞込み、求人募集、採用試験の実施、面接試験の実施、合否判定、内定通知の発送といったプロセスを経ることになりますが、新規採用だけであれば、これらの業務は年に1回だけ実施することになります。しかしながら、中途採用枠が増えると、社内の各部署の要請により、随時求人の募集を行いますから、これらのプロセスを何回も繰り返すことになり、人事担当の負担は、今までの何倍にも膨れ上がり、結果として採用業務にかかる人件費も大きくなっていきます。さらに、事務煩瑣となることで、採用試験や面接試験の遅延や内定通知の発送漏れなど事務ミスが頻出することにもつながり、優秀な人材が競合他社に採用されることにもなりかねません。さらには、採用基準が曖昧になり、採用する社員の質の低下にもつながりかねません。

採用支援システムの基本的な役割と効果

採用支援システムは、社内LANなどのネットワークを利用して、応募者のデータを一つのシステムに集積し、応募から採用までのプロセスを一括管理することを目的として構築されました。様々な媒体を通じて応募された求職者のデータは、システムに通知され、選考試験の実施状況やそれに伴う合否通知の発送状況が一覧となって出力されますから、各プロセスでの遅延や通知漏れなどのトラブルを回避することが可能となるのです。また、合否判定をシステムに入力すると同時に、その結果が自動的にメールで応募者に発出できるものもありますから、採用事務も大幅に効率化が図られます。つまり、採用管理システムは、応募者の選考状況を管理するだけでなく、採用担当者にかかる事務を軽減し、人件費の削減にも効果が期待できるのです。